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Formalia

  1. Anzahl einzureichender Unterlagen:

    Für alle Studienarten außer klinischen Prüfungen von Medizinprodukten oder Leistungsbewertungsprüfungen bitten wir um die Einreichung des Erstantrags in dreifacher Papierausfertigung (1 Original und 2 Kopien) sowie einer Fassung auf elektronischem Datenträger (inklusive Anschreiben) auf CD-ROM.

    Als federführende Ethik-Kommission benötigen wir bei multizentrischen Vorhaben die Unterlagen des Kölner Zentrums in dreifacher Papierausfertigung zzgl. elektronischem Datenträger, die der anderen Zentren lediglich einfach zzgl. elektronischem Datenträger. Auf dem elektronischen Datenträger (CD-ROM) müssen alle Unterlagen einschließlich des Anschreibens enthalten sein.

    Nachträgliche Änderungen (Amendments)
    bitten wir in einfacher Ausfertigung und auf elektronischem Datenträger (CD-ROM) einzureichen. Wir behalten uns vor, in Ausnahmefällen zusätzliche Exemplare anzufordern. Eine Zusendung via E-Mail können wir aufgrund der gesetzlich vorgegebenen Schrifterfordernis nicht akzeptieren.
        

  2. Korrespondenz mit der Ethikkommission

    Elektronische Korrespondenz:
    Anträge und andere antragsbezogene Korrespondenz per E-Mail erfordern eine qualifizierte Unterschrift (vgl. § 3a Abs. 2 VwVfG). Da die Geschäftsstelle der Ethik-kommission nicht über die nach dem Signaturgesetz notwendigen technischen Voraussetzungen verfügt, ist zur rechtmäßigen Bearbeitung der Korrespondenz die Vorlage in Papierform (ggf. per Fax) erforderlich, soweit das Gesetz nicht ausdrücklich eine andere Kommunikationsform vorschreibt (Nutzung des DIMDI-Systems bei klinischen Prüfungen von Medizinprodukten und Leistungsbewertungs­prüfungen). Die Fassungen auf elektronischem Datenträger (z. B. CD-ROM) können wir nur auf konventionellem Postweg entgegennehmen.
    Wir bitten hierfür um Verständnis.

    Selbstverständlich stehen wir Ihnen via E-Mail jedoch für Fragen und informelle Kommunikation zur Verfügung.

    Versand per Fax:

    Sämtliche antragsbezogene Korrespondenz der Ethikkommission wird per Fax zugestellt. Daher bitten wir die Antragsteller sicherzustellen, dass in den einge­reichten Anträgen eine aktuelle Faxnummer eines empfangsbereiten Geräts angegeben ist.